Datenschutzerklärung

Begriffsbestimmungen

Zur besseren verständlichkeit definieren wir grundlegende begriffe, die in dieser erklärung verwendet werden. Beispiele zeigen, welche datenarten in typischen betreuungs- und verwaltungsabläufen auftreten.

Personenbezogene Daten sind alle informationen, die sich auf eine identifizierbare person beziehen, z. B. name, kontaktangaben, gesundheitsdaten im zusammenhang mit betreuung, abrechnungsdaten und dokumentationen zu betreuungsleistungen.

Verarbeitung bezeichnet jede operation mit personenbezogenen daten, beispielsweise das sammeln, speichern, anpassen, übermitteln, löschen oder archivieren im rahmen von betreuungs- und verwaltungsprozessen.

Nutzer sind gäste unserer residenz, deren angehörige sowie autorisierte beauftragte, deren daten wir zur erbringung der leistungen verarbeiten.

Service umfasst die wohn- und betreuungsleistungen von CalmXHaven, inklusive therapy, verpflegung, hauswirtschaftlicher unterstützung, sozialer programme und administrativer abwicklung.

Cookies sind kleine datenpakete, die beim besuch unserer webseite auf dem gerät gespeichert werden, um funktionalität, nutzerpräferenzen und anonymisierte nutzungsanalysen zu ermöglichen.

Vom Nutzer bereitgestellte Daten

Direkt vom gast oder dessen vertreter erhaltene informationen sind notwendig für aufnahme, behandlungsplanung und abrechnung. Beispiele aus der praxis zeigen typische szenarien.

• Persönliche basisdaten: name, geburtsdatum, kontaktangaben und notfallkontakte.
• Gesundheits- und pflegerelevante informationen, einschliesslich ärztlicher befunde, medikationen und therapieempfehlungen.
• Abrechnungs- und zahlungsinformationen zur erledigung von rechnungen und verträgen.
• Präferenzen und individuelle betreuungswünsche, z. B. ernährung, aktivitätsniveau und sozialer betreuungsbedarf.
• Korrespondenz und anfragen per e-mail oder telefon, die für die fallbearbeitung dokumentiert werden.
• Schriftliche zustimmungen oder vollmachten, die notwendige weitergaben an drittparteien regeln.

Daten von Drittanbietern

Manchmal erhalten wir daten von externen partnern, z. B. ärzten oder zahlungsdienstleistern, wenn dies für die betreuung oder abrechnung erforderlich ist.

• Ärztliche berichte und therapieberichte von gesundheitsdienstleistern nach zustimmung.
• Abrechnungs- und zahlungsinformationen von banken oder zahlungsdienstleistern zur verifikation von zahlungen.
• Informationen von sozialen dienste oder behörden, wenn dies zur durchführung der betreuung gesetzlich erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der verarbeitung

Die verarbeitung personenbezogener daten stützt sich auf verschiedene rechtsgrundlagen, abhängig vom verarbeitungszweck und der art der daten.

• Vertragserfüllung: verarbeitung zur erfüllung eines betreuungsvertrags mit dem gast.
• Einwilligung: wenn der gast oder gesetzlicher vertreter zustimmung für bestimmte verarbeitungen erteilt hat (z. B. marketing).
• Gesetzliche verpflichtungen: wenn rechtliche aufbewahrungs- oder meldepflichten bestehen.
• Legitime interessen: für betriebliche sicherheit, qualitätssicherung und verantwortungsvolle geschäftsprozesse, sofern nicht überwiegende schutzinteressen der betroffenen entgegenstehen.

Weitergabe von daten

In bestimmten fällen teilen wir daten mit dritten, um betreuung, abrechnung oder gesetzliche pflichten zu erfüllen. Jeder austausch erfolgt nach dem prinzip der minimalen notwendigkeit und unter geeigneten sicherheitsvorkehrungen.

• Gesundheitsdienstleister und therapeutische partner zur koordination der medizinischen betreuung nach zustimmung.
• Zahlungs- und abrechnungsdienstleister zur durchführung von zahlungen und buchhaltung.
• Behörden und aufsichtsstellen sofern gesetzliche meldepflichten bestehen.
• Externe IT- dienstleister zur betriebssicherheit und wartung von systemen, jeweils mit datenschutzvereinbarungen.
• Angehörige oder bevollmächtigte personen, wenn der gast oder gesetzliche vertreter dies ausdrücklich authorisiert hat.
• Analytik- und forschungsdienstleister nur in anonymisierter oder pseudonymisierter form, sofern keine identifizierbarkeit gegeben ist.

Aufbewahrungsfristen

Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die erfüllung von zwecken oder gesetzliche verpflichtungen erforderlich ist. Konkrete fristen richten sich nach type der daten und gesetzlichen vorgaben.

Kontodaten und vertragsunterlagen werden während der laufzeit des betreuungsverhältnisses und darüber hinaus so lange gespeichert, wie es für abrechnung, haftungs- und steuerrechtliche zwecke erforderlich ist; in der praxis können dies für abrechnungsunterlagen regelmässig bis zu zehn jahre sein.

Nachrichten- und korrespondenzdaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für fallbearbeitung, qualitätssicherung oder rechtliche nachweise relevant sind; danach werden sie sachgerecht gelöscht oder anonymisiert.

Technische logs zur sicherheit und fehleranalyse werden zeitlich begrenzt aufbewahrt und regelmässig geprüft; routinemässig werden ältere logs gelöscht oder archiviert.

Auf anfrage prüfen wir löschungsanträge und setzen diese um, soweit keine gesetzlichen aufbewahrungspflichten oder berechtigte interesse entgegenstehen. Löschverfahren werden protokolliert und dokumentiert.

Rechte der betroffenen

Als Bewohner oder Besucher von CalmXHaven haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten. Im Folgenden finden Sie praxisorientierte Hinweise, wie Sie Einsicht, Berichtigung oder Löschung beantragen können. Die Beispiele zeigen typische Abläufe und die zu erwartenden Reaktionszeiten.

• Recht auf Auskunft: Sie können eine Übersicht aller personenbezogenen Daten anfordern, die CalmXHaven über Sie speichert. Beispiel: Herr Müller erhält innerhalb von 30 Tagen eine Aufstellung der gespeicherten medizinischen Notizen und Kontaktangaben.
• Recht auf Berichtigung: Wenn Angaben fehlerhaft sind, können Sie Korrekturen verlangen. Szenario: Frau Meier meldet eine geänderte Notfallkontaktperson; CalmXHaven aktualisiert die Akte nach Verifikation.
• Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten beantragen. Praktischer Fall: Ein ehemaliger Gast bittet um Entfernung seiner Marketingpräferenzen und CalmXHaven anonymisiert nicht mehr benötigte Datensätze.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Verarbeitung bestimmter Daten vorübergehend einschränken. Beispiel: Während einer rechtlichen Prüfung werden sensible Gesundheitsnotizen gesperrt, bis die Angelegenheit geklärt ist.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Auf Anfrage stellt CalmXHaven Ihre Daten in einem gebräuchlichen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung, etwa bei Wechsel in eine andere Einrichtung.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung für Direktmarketing widersprechen. Szenario: Ein Bewohner widerspricht Werbeinformationen und erhält künftig ausschließlich operationale Mitteilungen.
• Recht, keine automatisierten Entscheidungen zu treffen: Widerspruch gegen rein automatisierte Profiling-Entscheidungen, die erhebliche Auswirkungen haben könnten. Praxisfall: Entscheidungsunterstützungen bleiben immer von Fachpersonal überprüfbar.
• Beschwerderecht: Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, falls Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten bei CalmXHaven nicht einverstanden sind.

Marketing und Kommunikation

CalmXHaven verwendet E-Mail oder Post für Einladungen zu Veranstaltungen, Informationsmaterialien und Angebote. Marketing basiert auf ausdrücklicher Einwilligung oder berechtigtem Interesse. Beispiele: Einladungen zu einem Erholungswochenende senden wir nur an Personen, die zugestimmt haben.

Sie können sich jederzeit von Marketingmitteilungen abmelden, indem Sie den Abmeldelink in E-Mails nutzen oder eine formlose Nachricht an unsere Datenschutzadresse senden. Nach Abmeldung versenden wir nur noch betriebsnotwendige Informationen.

Links zu Drittanbietern

Unsere Webseite kann Links zu Partnern oder externen Dienstleistern enthalten. CalmXHaven ist nicht für die Datenschutzpraktiken dieser Drittanbieter verantwortlich. In Praxisbeispielen prüfen wir Partner auf Datenschutzkonformität, bevor wir sie empfehlen.